Workflow-Automatisierung 2026: Make vs. n8n vs. Zapier im Vergleich

Welches Tool für welchen Workflow — und warum die Antwort meist nicht Zapier ist

Workflow-Automatisierung ist das Verbinden von Apps, Datenquellen und Aktionen in automatisierten Abläufen — ohne dass jemand manuell zwischen Tools wechselt. „Lead in CRM → E-Mail an Sales → Sheet-Eintrag → Slack-Benachrichtigung" ist ein typischer Workflow. Drei Plattformen dominieren den Markt: Zapier, Make (ehemals Integromat) und n8n.

Der Wendepunkt: Die Anbieter-Marketing-Aussagen sind kein guter Entscheidungs-Hinweis. Zapier sagt „Wir sind die Nummer 1". Make sagt „10× günstiger". n8n sagt „Open Source und unabhängig". Technisch haben alle recht — aber für euren konkreten Use-Case ist einer deutlich besser geeignet als die anderen.

Die meisten Unternehmen zahlen bei Zapier zu viel, weil sie nicht realisieren, wie günstig Make und n8n sind.

Die drei Plattformen im Detail

1. Zapier — der etablierte Standard

Gegründet: 2011 · Integrationen: 5.000+ · Nutzer: über 2 Millionen

• Cloud-first, vollständig managed

• Visueller Workflow-Builder („Zaps")

• Keine technischen Kenntnisse nötig

Pricing:

• Free: 100 Tasks/Monat (1 Zap, max. 2 Steps)

• Starter: 29 $/Monat (750 Tasks, 3 Zaps)

• Professional: 99 $/Monat (50.000 Tasks, unbegrenzt Zaps)

• Teams: 299 $/Monat (100.000 Tasks)

Tasks: Jede Aktion zählt. E-Mail senden = 1 Task. Datensatz erstellen = 1 Task. 30-Step-Workflow, 100×/Monat = 3.000 Tasks.

Stärken:

• Größte Integrations-Library

• Sehr einsteigerfreundlich

• Stabilität (99,99 % Uptime)

• Guter Support

Schwächen:

• Teuer ab hohem Volumen (300 $+/Monat bei 100k Tasks)

• Limitiert bei komplexer Logik (If/Then wird teuer)

• Vendor-Lock-in — Export schwierig

• Kein Self-Hosting

Beste Wahl wenn:

• Team ohne technisches Know-how

• Standard-Integrationen reichen

• Unter 10.000 Tasks/Monat

2. Make (ehemals Integromat) — der Kosten-Disruptor

Gegründet: 2013 · Integrationen: 1.000+ (kleiner als Zapier, aber wachsend) · Besonderheit: task-basiert, deutlich günstiger

Pricing:

• Free: 1.000 Operations/Monat (mehr als Zapier)

• Standard: 10 $/Monat (10.000 Ops)

• Pro: 40 $/Monat (100.000 Ops)

• Enterprise: Custom

Operations: Praktisch identisch mit Tasks — Make zählt aber sparsamer. Derselbe 30-Step-Workflow, 100×/Monat = 3.000 Ops → 10–40 $/Monat.

Stärken:

• Brutal günstig — 10 bis 50× günstiger als Zapier bei gleichem Volumen

• Bessere Datenmanipulation (JSON, Regex, Iteratoren)

• Visuelle Logik intuitiv

• Self-Hosting möglich (Enterprise)

Schwächen:

• Weniger Integrationen

• Etwas weniger stabil (~99 % Uptime)

• Support langsamer

• Steilere Lernkurve

Beste Wahl wenn:

• Kostenoptimierung wichtig

• Komplexe Datenmanipulation

• 10.000–100.000+ Operations/Monat

• EU-DSGVO-Fokus

3. n8n — der Open-Source-Purist

Gegründet: 2019 · Open-Source + Cloud-Variante · Integrationen: 400+

Pricing (Cloud):

• Free: 10 Workflows, 5.000 Executions/Monat

• Starter: 10 €/Monat (50.000 Executions)

• Pro: 50 €/Monat (1 Mio. Executions)

• Enterprise: Custom

Executions: Eine Workflow-Ausführung = 1 Execution, egal wie viele Steps. Das macht n8n bei großen Workflows extrem günstig.

30-Step-Workflow, 100×/Monat = 100 Executions → kostenlos oder 10 €/Monat.

Stärken:

• Beste Kostenstruktur für große Workflows

• Open Source: vollständig self-hostable

• Sehr gutes UI für komplexe Workflows

• Kein Vendor-Lock-in (Export funktioniert)

Schwächen:

• Self-Hosting bedeutet DevOps-Aufwand

• Kleinere Community → weniger Vorlagen

• Support ist Community-getrieben

• Steilere Lernkurve

Beste Wahl wenn:

• Self-Hosting / Datenschutz erforderlich

• Sehr große Workflows (viele Steps, eher seltener getriggert)

• Team mit Entwickler-Skills

• Open-Source-Strategie

Direkter Vergleich

Praxis-Beispiel: derselbe Workflow, drei Preise

Workflow: Neuer Lead in CRM → E-Mail an Sales → Sheet-Eintrag → Slack-Notification

4 Steps, läuft 200×/Monat.

Komplexer Workflow: Lead → E-Mail-Check → Wenn Domain existiert → Sheets-Update → HubSpot-Update → Slack → Webhook zum eigenen Server

7 Steps + Conditional Logic, 500×/Monat.

Je komplexer und volumiger, desto stärker wird das n8n-Preismodell.

Die ehrliche Empfehlung

Für die erste Automation: Zapier. Schnell, zuverlässig, 29 $/Monat ist okay als Lerninvest.

Nach 3 Monaten: Audit. Wie viele Operations/Tasks laufen wirklich?

• < 5.000/Monat → Zapier kann bleiben

• 5.000–50.000/Monat → Migration zu Make (spart oft 90 %)

• > 50.000/Monat → n8n Cloud oder Make, je nach Komplexität

Für Enterprise mit Datenschutz-Anforderung: n8n self-hosted.

Häufige Fragen zur Workflow-Automatisierung

Wie aufwendig ist die Migration von Zapier zu Make oder n8n?

Pro Workflow je nach Komplexität: 30 Min bis 4 Stunden. Make- und n8n-Communities haben oft Migration-Templates für gängige Zapier-Zaps. Bei 5+ kritischen Workflows lohnt sich eine begleitete Migration mit Hand-Verifikation.

Welches Tool ist DSGVO-konform?

Make hat Datacenter in der EU und gilt dort als gut handhabbar. n8n self-hosted ist die strengste Variante, weil alle Daten bei euch bleiben. Zapier bietet EU-Datenresidency in höheren Plänen — DSGVO-konform machbar, aber teurer.

Welches Tool ist am besten für KI-Workflows (Claude, OpenAI, Gemini)?

n8n hat 2026 die stärkste Community und beste Templates für LLM-Workflows. Make hat brauchbare native KI-Integrationen. Zapier ist hier eher hinten — viele KI-Anwendungsfälle sind in Zapier teurer und weniger flexibel umsetzbar.

Kann ich auch ohne Tools direkt mit n8n self-hosted starten?

Ja, aber nur wenn Tech-Skills im Team vorhanden sind. Self-Hosting bedeutet Server-Setup, Monitoring, Backups, Updates. Für reine Marketing-Teams ist n8n Cloud oder Make sinnvoller. Self-Hosting lohnt sich erst ab ca. 100.000 Executions/Monat oder bei strengen Datenschutz-Anforderungen.

In der Praxis bei UC: Wir bauen mit Kunden Automatisierungs-Stacks — meist Make oder n8n als Hauptplattform, plus Claude/OpenAI über API für die intelligente Logik. Damit ergeben sich KI-Workflows zu Bruchteilen der Zapier-Kosten.

Wenn ihr wissen wollt, welche Plattform für eure Workflows am besten passt: Buch ein Strategiegespräch über cal.eu/unitedcreation/termin-buchen.